Zeiterfassung von Mitarbeitern – handelt Ihr Unternehmen rechtswidrig? 

Zum Schutz vor Überlastung des Personals ist eine systematische Erfassung der Arbeitszeiten von deutschen und europäischen Unternehmen sicherzustellen. Leider fehlt bei vielen Betrieben ein Bewusstsein für diese gesetzliche Pflicht, sodass unter Umständen rechtswidrig gehandelt wird. Dabei muss die Erfassung der Arbeitszeiten der gesamten Belegschaft nicht umständlich sein, wie moderne, digitale Lösungen sicherstellen.

Müssen Arbeitgeber alle Arbeitszeiten erfassen?

Noch immer ist vielen Unternehmen nicht klar, dass eine Pflicht zur Zeiterfassung für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des eigenen Betriebs besteht. Auslöser ist das „Stechuhr-Urteil“ des EuGH aus dem Jahr 2019. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) klärte bereits im Jahr 2022 eindeutig, dass diese Pflicht bereits zu diesem Zeitpunkt Gültigkeit hat.

Die Pflicht erfüllt gleich mehrere Funktionen, die neben dem Interesse auf Seiten des Arbeitnehmers auch der Geschäftsführung zugutekommen kann:

• Im Streitfall um Überstunden oder die Vergütung hat die Dokumentation eine Beweisfunktion.
• Arbeitnehmer können sich im Arbeitsschutz auf die Zeiterfassung berufen, z. B. um übermäßige (und unbezahlte) Überstunden zu vermeiden.
• Arbeitsschutzbehörden oder der Zoll erhalten eine bessere und sichere Grundlage, potenzielle Verstöße gegen Arbeitsrecht zu bestätigen oder entkräften.

Dass in vielen Unternehmen die systematische Zeiterfassung noch nicht Einzug gehalten hat, liegt neben Unwissenheit auch am gefürchteten Aufwand. Gerade kleinere Betriebe, bei denen die Buchhaltung ohnehin ausgelastet ist, wird durch die Zeiterfassung ein immenser Mehraufwand befürchtet.

Drohen Bußgelder bei einem entsprechenden Verstoß?

Ja, Bußgelder können abhängig von Art und Schwere des Vergehens verhängt werden. Hiervon können selbst Kleinstbetriebe mit nur wenigen Mitarbeitern betroffen sein. Der Gesetzgeber sieht bei einem Verstoß ein Bußgeld bis zu 30.000 Euro vor. Hierbei ist es möglich, dass das Verhängen von Bußgeldern für einzelne Mitarbeiter vollzogen wird.

Das Risiko sollte nicht unterschätzt werden, wenn Teile des Personals Kenntnisse der Arbeitnehmerrechte in der jeweiligen Branche sowie allgemein mitbringen. Im Falle einer Kündigung oder anderer Streitigkeiten kann dieses Wissen zum Werkzeug werden, um den bisherigen Arbeitgeber schlecht zu machen.

Wie gelingt die Zeiterfassung am besten?

Mit spezialisierter Software lässt sich auch ohne großen Aufwand der gesetzlichen Pflicht nachkommen. Verschiedene Programme und Anbieter stehen zur Verfügung, hier ein kompakter Überblick zum Vergleich:

1. Factorial

Factorial überzeugt als vielseitige und anwenderfreundliche Lösung zur Zeiterfassung, die in Ihrem Funktionsspektrum weit hierüber hinausgeht. Von der Schichtplanung bis zur Erfassung und Auswertung von Abwesenheiten lässt sich die Zeiterfassung mit der praktischen Lösung mit nur einem Klick steuern. Genauso können Gehaltsabrechnung, Talentmanagement und die Finanzen des Unternehmens bequem mit Factorial über eine einzige Software verwaltet werden.

2. Auch clockin ist als Software für die Zeit- und Projekterfassung etabliert und kann als digitale Stechuhr in vielen Branchen verwendet werden. Auch hier erfolgt die digitale Zeiterfassung nach den Vorgaben von EuGH und DSGVO, eine Schichtplanung oder andere Funktionen für die betriebliche Verwaltung entfallen jedoch.

3. Mit Clockodo wird eine Cloud-Lösung nutzbar, die vor allem bei einfachen Schichtsystemen ihre Vorteile mit sich bringt. Integrationen für die Lohnbuchhaltung sind hier möglich, zudem werden alle wichtigen Standardfunktionen geboten, die KMUs überzeugen dürften.

4. Wenn es primär um die Zeit- und Pausenerfassung geht, ist eine Lösung wie edtime nutzbar. Hier fehlen größere Funktionen für das Projektmanagement, alle anderen Aspekte der benötigten Zeiterfassung werden durch die Software jedoch abgedeckt.

Wer als Unternehmen mehr als nur Arbeits- und Projektzeiten erfassen möchten, wird somit Anwendungen wie Factorial für die beste digitale Zeiterfassung halten – erst recht im Vergleich zu herkömmlichen Methoden. Per mobiler App oder über den Browser können alle relevanten Daten schnell mit nur einem Klick erfasst werden.

Vorteile spezieller Software-Lösungen kennen und nutzen

Programme wie Factorial sichern Anwendern praktische Extras zu, beispielsweise um sofortige Hinweise auf Abweichungen gegenüber den festgelegten Arbeitszeiten zu präsentieren. So wird eine automatische Erfassung von Überstunden möglich, Pausen und Ruhezeiten lassen sich einfach in die Systemlösung integrieren.

Im Rahmen automatischer Benachrichtigungen helfen Programme wie Factorial per App, ein vergessenes Ein- oder Ausstempeln zu verhindern. Hiervon profitieren die Geschäftsführung, der Betriebsrat und Experten bei der nächsten Revision gleichermaßen, die nicht viele Einzelfälle und Unstimmigkeiten mühevoll nachvollziehen müssen.

Digitale Hilfsmittel für die gesamte Buchhaltung

Anwendungen für die digitale Zeiterfassung bieten im Regelfall Zusatzfunktionen, mit denen sich die gesamte Buchhaltung entlasten lässt. Das Spektrum reicht von Lohn- und Gehaltsabrechnung bis zur Abwicklung von Kündigungen, zugehörige Dokumente lassen sich in digitaler Form mittels eines Klicks aufrufen.

Da kein Betrieb langfristig um die Digitalisierung von Unternehmensstrukturen herumkommt, kann die digitale Zeiterfassung einen sinnvollen Einstiegspunkt darstellen. Gerade im Wissen, dass hohe Bußgelder im Extremfall drohen können, sollte die Motivation zur Umstellung auf ein digitales Hilfsmittel hoch sein.
Vorgaben zur KI-Nutzung.

Foto: ChatGPT